Écrans de réservation de salle de réunion
AVMD installe en entrée de vos salles de réunion des écrans tactiles de réservation, couplés à vos agendas (Office 365 / Outlook-Exchange, Google Workspace, Teams). Les disponibilités se voient d’un coup d’œil, la salle se réserve sur place, et vos plannings restent justes.
Vos enjeux
Directions, DSI, office managers : trop de réunions commencent par la même question : où trouver une salle libre, tout de suite ?
Des salles réservées, mais vides
Réunion annulée, créneau jamais libéré : la salle affiche complet alors qu’elle est inoccupée. Le suivi de l’utilisation des salles met fin aux « salles fantômes » et aux plages d’inoccupation.
Des disponibilités visibles d’un coup d’œil
En entrée de salle, l’écran affiche le statut et le planning de réservation : chacun sait immédiatement si la salle est libre, occupée, et jusqu’à quand.
Réserver à la volée, sans repasser par son poste
Une salle libre se réserve en quelques secondes, directement depuis l’écran tactile. La réservation s’inscrit dans le planning, sans doublon avec vos agendas.
Un dispositif complet de gestion de vos salles
AVMD met en place un dispositif complet de réservation de salles : des écrans tactiles installés en entrée de chaque salle de réunion, une interface de supervision simple, et le couplage avec vos agendas et vos messageries (Office 365 / Outlook-Exchange, Google Workspace, Teams). Chaque écran affiche en continu le statut de la salle et son planning de réservation.
Le dispositif peut intégrer un contrôle d’accès aux salles de réunion et compléter vos autres installations, comme un système de téléphonie VoIP. Les écrans de réservation comme ceux d’Evoko, que nous installons chez nos clients, permettent de repenser la gestion des salles : réservation depuis l’écran ou depuis l’agenda, suivi de l’utilisation, optimisation de l’occupation.
Nos équipes interviennent depuis Bordeaux et l’Île-de-France, de l’étude à la maintenance, pour des déploiements allant de deux à vingt écrans selon la taille de vos locaux.
Écrans de réservation
Des écrans tactiles en entrée de salle, qui affichent statut et planning et permettent de réserver sur place.
Supervision
Une interface de supervision simple, pour gérer les réservations et suivre l’utilisation des salles.
Couplage agendas
Réservations synchronisées avec vos agendas et messageries : Office 365 / Outlook-Exchange, Google Workspace, Teams.
Contrôle d’accès
Un système de contrôle d’accès aux salles de réunion, pour maîtriser l’usage des salles sensibles.
Vos bénéfices au quotidien
- Accès immédiat aux plannings de réservation, depuis l’écran ou depuis l’agenda
- Pas de doublons de réservation entre l’écran et vos agendas
- Pas de plages d’inoccupation : les salles réservées sont des salles utilisées
- Optimisation du parc de salles grâce au suivi de l’utilisation
- Confort pour vos collaborateurs : une salle libre se voit et se réserve en quelques secondes
- Un dispositif qui complète vos installations existantes : visioconférence, téléphonie VoIP
Connecté aux agendas que vos équipes utilisent déjà
Le couplage se fait avec vos agendas et vos messageries. Une salle réservée depuis l’écran apparaît dans l’agenda, et inversement : un seul planning, sans double saisie.
Le paramétrage du couplage est réalisé par AVMD lors de l’installation, en lien avec votre DSI.
L’écran à la porte complète naturellement la salle de réunion connectée à l’intérieur. Pour composer l’installation complète, parcourez nos services.
Compatibilités
- Office 365 / Outlook-Exchange
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Réservation depuis l’écran, l’agenda ou votre poste
Nos réalisations en réservation de salle
Des déploiements de deux à vingt écrans de réservation, dans des sièges sociaux et des cabinets d’avocats.
Securitas
Vingt écrans de réservation Evoko intégrés lors de la modernisation du siège de Securitas France.
Photo : réalisation GBL, Londres
Voir l'étude de cas ›
Mayer Brown
Trois écrans de réservation Evoko installés et paramétrés pour organiser la réservation des salles de conférence du bureau parisien.
Photo : réalisation Bredin Prat
Voir l'étude de cas ›
Cheops Technology
Sept écrans de réservation Evoko pour optimiser la réservation des salles des 5 300 m² du siège.
Voir l'étude de cas ›Notre méthode
Un seul interlocuteur, de la première visite à la maintenance de votre dispositif.
Étude
Visite de vos locaux, recensement des salles et de leurs usages, analyse de vos agendas et outils en place.
Conception
Choix des écrans et de leur implantation en entrée de salle, définition du couplage agendas et, si besoin, du contrôle d’accès.
Installation
Pose des écrans, paramétrage du couplage avec vos agendas et messageries, tests salle par salle avec vos équipes.
Maintenance
Suivi de l’installation et supervision du dispositif, pour des plannings fiables au quotidien.
Questions fréquentes
›Les écrans se connectent-ils à Outlook, Office 365 ou Google Workspace ?
Oui. Le dispositif se couple à vos agendas et à vos messageries (Office 365 / Outlook-Exchange, Google Workspace, Teams). Les réservations faites depuis l’écran et depuis l’agenda s’inscrivent dans le même planning, sans doublon.
›Peut-on réserver une salle directement depuis l’écran ?
Oui. Si la salle est libre, elle se réserve à la volée depuis l’écran tactile installé en entrée de salle. Sinon, l’écran affiche le planning et les prochaines disponibilités, sur place, sans repasser par son poste de travail.
›Comment éviter les salles réservées mais jamais occupées ?
Le suivi de l’utilisation des salles fait partie du dispositif : vous identifiez les réservations non honorées et les plages d’inoccupation, et vous ajustez vos règles de réservation. Chez nos clients, le résultat est un planning plus fluide, sans doublons et sans plage d’inoccupation.
›Combien d’écrans faut-il prévoir, et pour quel budget ?
Comptez un écran par salle de réunion, en entrée de salle. Nos déploiements vont de deux écrans pour une structure à taille humaine à vingt écrans pour un siège social. Après un échange sur vos salles et vos agendas, nous vous remettons un devis détaillé sous 48 h.
Parlons de la réservation de vos salles de réunion.
Réponse sous 24 h ouvrées, par un expert.